KKP BAB 2

BAB  II

LANDASAN TEORI

2.1.         Konsep Dasar Sistem

  Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur-unsur komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi dan saling ketergantungan antara yang satu dengan yang lainnya.Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukkan (input), pengolahan (process), dan keluaran (output). Suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya maka umpan balik (feedback) di samping dapat berasal dari output, juga dapat berasal dari lingkungan sistem tersebut.

2.1.1.      Pengertian Sistem                 

   Perusahaan dalam menjalankan usahanya memerlukan informasi yang akurat dan tepat waktu. Untuk  mengetahui informasi tersebut perusahaan harus membuat sistem yang dirancang dan dilaksanakan dengan tepat dan baik. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya menurut Jerry Fitz Gerald dalam Jogiyanto (2005:1) bahwa ”Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Selain itu menurut Sutabri (2004:9) definisi sistem adalah “Sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

  Didalam suatu sistem terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem yaitu :

1.             Sistem menurut Frederick H. Wu dalam Jogiyanto (2005:2) bahwa “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu  tujuan tertentu”.

2.             Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada juga yang menyebutkan bahwa sistem adalah untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan objectives berada dalam ruang lingkup yang lebih sempit.

2.1.2.      Karakteristik Sistem

  Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1.             Komponen sistem ( Component )

Sistem terdiri dari kerangka-kerangka atau komponen yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk membentuk satu kesatuan. Komponen tersebut dapat berupa subsistem.

Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi dan mempengaruhi sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat memiliki sistem yang lebih besar dan disebut supra sistem.

2.             Batasan sistem ( Boundary )

Batasan sistem atau ruang lingkup adalah daerah yang membatasi sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu satu kesatuan.

3.             Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

Lingkungan luar sistem adalah hal-hal yang ada diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan adalah energi dari sistem yang harus dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, agar tidak mengganggu kelangsungan sistem.

4.             Penghubung Sistem ( Interface )

Penghubung sistem adalah media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem yang lain, untuk memungkinkan mengalirnya sumber daya-sumber daya antar suatu subsistem.

5.             Masukan Sistem ( Input )

Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa perawatan (maintenance input) dan sinyal (Signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut  dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses dan menghasilkan keluaran.

6.             Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan juga merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

7.             Pengolah Sistem (Process)

Pengolah sistem adalah bentuk pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8.             Sasaran Sistem (Objectives and Goal)

Suatu sistem harus mempunyai sasaran, dimana sangat menentukan masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem. Sasaran sistem mempunyai kepastian dan bersifat deterministik.

2.1.3.      Klasifikasi Sistem

  Setiap sistem berbeda-beda, karena itu sistem memiliki klasifikasi/dapat diklasifikasikan kedalam beberapa bagian antara lain :

1.             Sistem Abstrak (abstract system)

Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhannya.

2.             Sisitem Fisik (physical system)

Sistem yang ada atau nampak secara fisik. Misalnya sistem computer, sistem akuntansi sistem produksi dan lain sebagainya.

3.             Sistem Alamiah ( natural system)

Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusi. Misalnya sistem perputaran bumi.

4.             Sistem Buatan Manusia (human made system)

Sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan menuasia dengan mesin disebut dengan human-machine atau man-machine system.

5.             Sistem tertentu (determinitic system)

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Misalnya sistem computer, karena tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.

6.             Sistem tak tentu (probalistik sytem) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi sebelumnya karena mangandung unsure perobalitas.

7.             Sistem tertutup (closed system)

Sistem yang tidak berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah sistem relative tertutup (relatively closed system).

8.             Sistem terbuka (open system)

Sistem yang berhubungan dan terpengaruh degan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.

2.1.4.      Daur Hidup Sistem

  Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara Top Down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (Waterfall Approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Pembangunan sistem hanyalah salah satu  dari rangkaian daur hidup suatu sistem. Meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat penting.

Daur hidup sistem terdiri dari beberapa fase antara lain :

1.             Mengenali Adanya Kebutuhan

Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problem yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya, Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkat melalui kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas, tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada maka pembangunan sistem akan kehilangan arah serta efektifitasnya.

2.             Pembangunan Sistem

Pembangunan sistem merupakan suatu proses yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

3.             Pemasangan Sistem

Setelah tahap pembangunan sistem selesai, maka sistem akan dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi, pemasangan sistem sebenarnya merupakan langkah akhir dari pembangunan sistem.

4.         Pengoperasian Sistem

Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi yang ditunjang bersifat dinamis, hal tersebut disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis. Oleh karena itu sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.

5.             Sistem Menjadi Usang

Terkadang perubahan sistem dapat terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat diatasi dengan hanya melakukan perbaikan pada sistem yang berjalan. Namun secara ekonomis dan teknis, sistem yang tidak layak lagi untuk dioperasikan dapat diganti dengan sistem yang baru.  

  

2.1.5.      Pengertian Informasi

  Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Sedangkan Informasi adalah data yang diolah sehingga menjadi bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat bagi yang menerimanya. Menurut Jogiyanto (2005:8) bahwa “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu :

Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu :

1.             Informasi Strategis

Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang. Mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya.

2.             Informasi Taktis

Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.

3.             Informasi Teknis

Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari empat dimensi dasar informasi yang saling mendukung dan berhubungan antara satu dengan yang lainnya dan harus disediakan oleh pengelola informasi yaitu seperti yang akan dijelaskan dibawah ini :

1.             Relevan (relevance)

Yaitu informasi harus berkaitan dengan masalah yang ada dan informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Misalnya informasi mengenai sebab akibat kerusakan mesin produksi kepada akuntan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditunjuk pada ahli teknik perusahaan dan sebaliknya.

2.             Akurat (accurate)

Yaitu informasi yang disediakan harus akurat dan sesuai dengan keinginan pemakai (user) dan bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan menyesatkan. Akurasi juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.

3.             Ketepatan Waktu (temeliness)

Yaitu informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum situasi kritis menjadi tidak terkendali atau kesempatan hilang. Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan didalam mengambil keputusan, bila pengambilan keputusan terlambat maka berakibat fatal bagi informasi.

4.             Kelengkapan

Yaitu informasi yang disajikan harus memberikan gambaran lengkap dari suatu masalah atau dari suatu penyelesaian.

Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Nilai informasi didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu:

1)        Mudah diperoleh

2)   Luas dan lengkap

3)   Ketelitian

4)        Kecocokan

5)   Ketepatan waktu

6)             Kejelasan

7)   Keluwesan

8)   Dapat dibuktikan

9)   Tidak ada prasangka

10)         Dapat diukur    

2.1.6.      Pengertian Sistem Informasi

  Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

  Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2005:11) mengemukakan bahwa “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok, yaitu:

1.             Blok Masukan (Input Block)

Masukan adalah data yang dimasukkann ke alam sistem informsai beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem.

2.             Blok Model (Model Block)       

Blok model terdiri dari logic mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran.

3.             Blok Keluaran (Output Block)  

Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi.

4.             Blok Teknologi (technology Block)

Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem.

5.             Blok Basis Data (Database Block)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.

6.             Blok Pengendali (Control Block)

Pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. Hal-hal yang dapat merusak sistem seperti, kebakaran, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan dan sabotase.

2.1.7.      Pengertian Sistem Informasi Manajemen

  Menurut George M. Scott dalam Jogiyanto (2005:14) mengemukakan bahwa “ Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi”.

Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. Salah satu sistem yang merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen adalah Sistem Informasi Akuntansi.

2.2.       Peralatan Pendukung ( Tools System )

Peralatan pendukung (Tools System) yaitu alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti, dan dalam hal ini Tools System yang digunakan adalah Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), Kamus Data (Data Dictionary), Normalisasi File dan Pengkodean.

2.2.1.                  Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram )

            Diagram ini adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi atau simbol-simbol komunikasi dengan pemakaian. Keuntungan dari diagram alir data adalah menggambarkan sistem dari level yang lebih rendah. Diagram juga mengambarkan arus dari data sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan fisik dimana data tersebut mengalir atau data tersebut akan disimpan.

            Simbol-simbol yang sering digunakan dalam diagram alir data ( Data Flow Diagram ) :

1.             External Entity ( kesatuan luar )

Merupakan kesatuan luar sistem di lingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi yang memberikan input output dalam sistem.

2.             Process ( proses )

Kegiatan atau kerja orang atau mesin dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam suatu proses untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses.

3.             Data Flow ( Arus Data )

Menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

4.             Data Store ( Simpanan Data )

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.

Peraturan dalam penggunaan data flow diagram adalah :

1.             Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan External entity lainnya secara langsung.

2.             Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara data store  dengan data store lainnya secara langsung.

3.             Dalam DAD tidak boleh  menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

4.             Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar

Teknik pembuatan DAD digunakan sistematika dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi. Dengan uraian yang lebih jelas, lebih detail atau sering disebut dengan istilah “Top-Down Analysis”.Teknik dalam membuat DAD menggunakan sistematika sebagai berikut :

1.             Mulai dari yang umum atau tingkat yang lebih tinggi, kemudian diuraikan secara detail, atau tingkatan yang lebih rendah.

2.             Jabarkan proses yang terjadi dalam DAD sedetail mungkin sampai tingkat yang tidak dapat diuraikan lagi.

3.             Pelihara konsistensi proses yang terjadi didalam DAD, mulai dari diagram yang tingkatannya lebih tingi sampai tingkatan yang lebih rendah.

DAD terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing menggambarkan tingkatan proses yang terdapat dalam sistem yang digambarkan. Penjelasan tentang DAD akan dijelaskan sebagai berikut :

1.             Diagram Konteks

Menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan di proses atau untuk menggambarkan secara umum dari keseluruhan sistem yang ada.

2.             Diagram Nol

Menggambarkan tahapan proses yang ada dalam diagram konteks, yang penjabaran lebih terperinci.

3.             Diagram Detail

Menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada pada diagram nol.

2.2.2.      Kamus Data ( Data Dictionary ) 

            Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap. Selain digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analisa dan pemakai sistem, kamus data juga digunakan untuk merancang input, output atau laporan dalam database dan di uraikan dalam bentuk notasi.

Fungsi kamus data adalah :

a.              Alat komunikasi antar user dan programmer tentang data dalam program.

b.             Untuk merancang input atau output, laporan, serta database yang digunakan dalam program.

Dalam perancangan sebuah sistem, kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD. Dikarenakan arus data bersifat global, maka keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data diterangkan secara terinci dalam kamus data. Oleh karna itu kamus data harus mencerminkan data yang dicatat, maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

1.      Nama arus data

Nama arus data menunjukkan nama arus data.

2.      Alias

Alias atau nama lain dari pada data dapat ditulis bila nama lain itu ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.

3.      Bentuk data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses biasanya berbentuk laporan serta  dokumen hasil cetakan komputer. Bentuk dari data yang mengalir ini dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan cetak, tampilan di layar monitor, variabel, parameter dan juga field-field.

4.      Arus data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

5.      Penjelasan

Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

6.      Periode

Periode perlu dicatat dalam kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus di masukan ke dalam sistem, kapan proses dalam program dilakukan dan kapan laporan-laporan dihasilkan.

7.      Volume

Volume yang perlu di catat dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu  dan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.

8.      Struktur data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item dari data tersebut.

          Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti dari simbol-simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi. Notasi yang digunakan dibagi menjadi dua macam yaitu :

1.         Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output, Notasi yang umum digunakan antara lain.

Tabel 2.1. Notasi Tipe Data dalam Kamus Data

NOTASI	KETERANGAN
X	Setiap karakter
9	Angka Numeric
A	Karakter Alpabet
Z	Angka nol ditampilkan sbg spaci kosong
.	Titik, sebagai pemisah ribuan
,	Koma, sebagai pemisah pecahan
=	Hypen, sebagai tanda penghubung
/	Slash, sebagai tanda pembagi

         Sumber : (Jogiyanto, 2005:370)

2.             Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

      Tabel 2.2. Notasi Struktur Data

SIMBOL	ARTI
=	Terdiri dari
+	Dan
( )	Boleh ada boleh tidak
*	Keterangan, setelah tanda ini adalah komentar
M{}N	Iterasi (Mulai minimum M kali dan maksimum N kali)
[ ]	Pilih salah satu
|	Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
@	Petunjuk ( key field )

         Sumber : (Jogiyanto, 2005:730)

                          

2.2.3.      Normalisasi File

Menurut Chris Gane dan Trish Sarson dalam Jogiyanto (2005:403) mendefinisikan bahwa “Normalisasi adalah proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang”. Normalisasi diperkenalkan pertama kali oleh Dr. E.F. Codd pada tahun 1970.

Ada beberapa macam kunci (Key Function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan di dalam pengolahan database, antara lain sebagai berikut :

1.      Kunci Calon (Candidate Key)

Satu atribute atau satu set minimal atribute yang di definisikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.

2.      Kunci Primer (Primary Key)

Satu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik kejadian yang spesifik, akan tetapi juga akan mewakili setiap kejadian dari entity.

3.      Kunci Alternatif (Alternate Key)

Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Dimana kerap kali kunci alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurut dalam pembuatan laporan.

4.      Kunci tamu (Foreign key)

Satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi hubungan (Relationship) yang menunjukan ke induknya. kunci tamu di tempatkan  pada entity anak dan sama dengan kunci primer induk di relasikan. Hubungan antara entity induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (One to Many Relationship). Pengertian Relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih. Pada masing-masing relational hubungan antara file direlasikan dengan kunci relasi (Relational Key) yang merupakan kunci utama dari masing-masing file. Hubungan atribute yang ada didalam satu atau dua file yaitu :

a.       One To One Relationship Dua File

Hubungan antara file pertama dengan file kedua atau satu berbanding satu.

b.      One To Many Relationship Dua File

Hubungan antara file pertama dengan file kedua atau satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu.

c.       Many To Many Relationship Dua File

Hubungan antara file pertama dengan file kedua atau banyak berbanding banyak.

Tahapan-tahapan dalam normalisasi sebagai berikut :

1)      Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Berikut ini merupakan kumpulan data yang akan di rekam, tidak keharusan     mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data di kumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

2)      Bentuk Normal Kesatu (1 NF atau First Normal Form)

Bentuk normal ke satu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file(file datar atau rata). Data dibentuk dalam satu record demi record dan nilai field berupa “atomic value” tidak set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti dua. Hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata sehingga artinya lain.

3)      Bentuk Normal Kedua (2 NF atau Second Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi   kriteria bentuk normal kesatu. Atribute haruslah tergantung pada kunci utama atau primary key. Sehingga untuk bentuk normal kedua haruslah sudah menentukan kunci fieldnya, tetapi kunci fieldnya haruslah unik dan dapat mewakili atribute lain yang menjadi anggotanya.

4)      Bentuk Normal Ketiga (3 NF atau Third Normal Form)

Untuk menjadi normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk kedua dan         semua atribute bukan primer dan tidak mempunyai hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah tergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh.

5)      Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Boyce-Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk  normal ketiga. Untuk Boyce-Codd Normal Form, relasi haruslah dalam bentuk kesatu dan setiap atribute harus tergantung kunci pada atribute super key.

Database dibentuk dari kumpulan file. File didalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe, yaitu :

1.      File Induk (Master File)

Didalam aplikasi file ini merupakan file yang penting, file ini tetap terus ada selama hidup dari sistem informasi.

File induk dibedakan menjadi :                  

a.       File induk acuan (Refrence Master File)

File induk yang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya.

b.      File induk dinamik (Dynamic Master File)

File induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering       dimutakhirkan (Up Date) sebagai akibat dari suatu transaksi.

2.      File Transaksi (Transaction File)

File transaksi disebut juga dengan nama file input (Input File). File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.

3.      File Laporan (Report File)

File ini disebut juga dengan nama file output (Output File), yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan.

4.      File Sejarah (History File)

File sejarah disebut juga nama file arsip (Archival File), yaitu file yang berisi dengan data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.

5.      File Pelindung (Backup File)

File pelindung merupakan salinan dari file-file yang masih aktif di database pada suatu saat tertentu. File ini di gunakan sebagai cadangan atau pelindung bila file database yang aktif rusak atau hilang.

6.      File Kerja (Working File)

File kerja disebut juga dengan nama file sementara (Temporary File) atau Scratch File. File ini dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi dan dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data.

7.      File Library

Berisi program-program aplikasi atau utility program. File ini berisi program-program bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data.

Akses file (File Acces) adalah suatu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file. File dapat diakses dengan dua cara :

1.      Metode akses urut (Sequential Access Method )

Dilakukan dengan membaca atau menulis suatu record di file dan membaca terlebih dahulu mulai dari record pertama, urut sampai dengan record yang diinginkan.

2.      Metode akses langsung (Direct Access Method )

Dilakukan dengan cara langsung membaca record pada posisinya, di file tanpa membaca dari record pertama terlebih dahulu.

Organisasi file diantaranya, yaitu :

1.      File Urut (Sequential File)

File-file diatur secara berurutan, proses pencarian dimulai dari proses pertama.

2.      File Urut Berindeks (Index Sequential File)

File-file diatur secara berurut, pencarian langsung ke tempat yang dituju.

3.      File Akses Langsung (Direct Access File)

File-file diatur secara acak, pencariannya langsung ke tempat yang dituju.

2.2.4.      Struktur Kode

Kode adalah suatu angka frame (Frame Work) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi  sebelumnya yang telah dibuat.

Syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam pembuatan struktur kode adalah sebagai berikut :

1.      Harus Mudah Diingat

Supaya mudah diingat maka, dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya. Misalnya QGX328 untuk mata kuliah sistem informasi akan sangat sulit untuk diingat. Kode yang terlalu panjang sebaiknya dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih pendek. Misalnya kode 033614625035 akan mudah diingat bila ditulis 033-614-625-035.

2.      Harus Unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.

3.      Harus Fleksibel

Kode yang fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

4.      Harus Efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam di simpanan luar komputer. Misalnya panjang dari kode cukup sepanjang empat digit saja dan tidak akan efisien bila dipergunakan kode yang lebih dari empat digit.

5.      Harus Konsisten

Bila memungkinkan, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan. Misalnya perusahaan hanya membeli barang dagangan dari seorang pemasok (Supplier) saja, maka dapat dipergunakan kode-kode barang yang sudah dipergunakan oleh pemasok.

6.      Harus Distandarisasi

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam   organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengetikan dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakai bagi yang menggunakan kode tersebut. Misalnya kode untuk jam harus standart dan sama, yaitu menggunakan dua digit 01 sampai 24.

7.      Dihindari Penggunaan Spasi

Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam menggunakannya.

8.      Hindari Karakter Yang Mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya  sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

9.      Panjang Kode Harus Sama

Masing - masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang kode yang sama.

Tujuan pengkodean antara lain :

1.      Mengidentifikasikan data secara unik.

2.      Meringkas data.

3.      Mengklasifikasikan rekening atau transaksi.

4.      Menyampaikan makna tertentu

Macam-macam Kode :

1.      Kode Mnemonik (Mnemonic Code)

Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang telah diwakili dengan kode ini. Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat, dan kelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu panjang.

2.      Kode Urut (Sequential Code)

Disebut juga dengan Kode Seri (Serial Code), merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. Kebaikan dari kode ini adalah sangat sederhana, mudah diterapkan, kode dapat pendek tetapi unik, mudah dicari jika kodenya sudah diketahui, baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah diketahui. Kelemahannya adalah penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya berdasarkan urutannnya saja, dan tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.

3.      Kode Blok (Block Kode)

Mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Kebaikan dari kode ini adalah nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu, mudah diperluas, kode dapat ditambah atau dibuang sebagian. Kelemahannya adalah panjang kode tergantung dari jumlah bloknya akibatnya kode menjadi cukup panjang dan kurang mudah diingat.

4.      Kode Grup (Group Code)

Kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti.

5.      Kode Desimal (Decimal Code )

         Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.